Você faz o controle de estoque da empresa? Se a resposta é não, então precisa começar a fazer agora mesmo. Afinal de contas, sem organização fica bem complicado ter sucesso e reconhecimento no mercado.
Ao organizar o estoque da empresa fica mais fácil, por exemplo, saber quais peças estão acabando, qual produto tem saída mais rápida, qual está há muito tempo parado, qual item você pode deixar de vender ou reduzir a compra e assim por diante.
Por tudo isso, fazer o controle de estoque do seu negócio é de fundamental importância.
Mas aí vem a pergunta: como fazer esse controle? Do que eu preciso para manter tudo organizado?
Bom, para responder a essas e outras questões, listamos abaixo dicas valiosas que vão te ajudar a manter o estoque da empresa em dia. Confira!
Como organizar o estoque da empresa
1. Saiba qual é a sua estrutura
Onde você pretende guardar a sua mercadoria? Qual espaço você tem disponível para isso? As coisas serão guardadas em caixas ou prateleiras?
O primeiro passo para organizar o estoque da empresa é saber qual é a estrutura disponível para isso.
Analise se precisa de mais prateleiras e o modelo mais adequado para o seu negócio.
No caso de espaços pequenos, optar pelos móveis planejados pode ser uma boa opção, especialmente, se o seu estoque vai ficar à mostra dos clientes. É preciso fazer algo que fique visualmente bonito.
2. Faça um inventário
Um inventário é uma lista de tudo o que a sua empresa tem de mercadoria. É essencial ter esse documento em mãos, até mesmo por uma questão de controle.
Saiba quais são os itens e a quantidade de cada um deles. Você também pode criar tabelas, o que pode ficar mais fácil.
À medida que os produtos forem saindo ou entrando no estoque, é necessário atualizar a tabela e também colocar as datas em que a movimentação aconteceu.
Saber quando houve uma venda é importante, por exemplo, para se ter uma ideia de quanto tempo um determinado produto leva para ser vendido a partir do dia em que a mercadoria chega na loja.
3. Separe por categorias
A ideia de manter uma boa organização de estoque do seu negócio não é apenas para saber quais produtos estão tendo mais saída ou algo do tipo.
É também para facilitar o seu trabalho no dia a dia.
Por exemplo, se você tem uma loja de calçados e não organiza os produtos por numeração, a equipe vai demorar muito tempo no atendimento e ainda corre o risco de trazer o sapato errado para o cliente.
Por isso, quanto mais categorias, mais rápido será o atendimento e menores serão as chances de erro. Isso também ajuda a ter um maior controle dos processos.
Assim, categorizar por gênero, por modelo, por cor, por associação a outro produto são boas opções.
Você terá que encontrar quais são os tipos de categorias que têm mais a ver com o seu empreendimento.
4. Treine a sua equipe
Você tem apenas um funcionário? Não importa, ele precisa de treinamento.
Ele será útil não só para que ele tome conta do estoque e faça o controle junto com você, mas também para ter novas ideias, evitar erros e promover mudanças positivas na gestão do produto.
5. Tenha um limite de perdas e danos
As perdas e os danos costumam acontecer para qualquer negócio, porém, manter um bom controle de estoque ajuda a reduzir isso.
São situações que costumam acontecer muito em supermercados e restaurantes, pois lidam com alimentos que possuem curto prazo de validade.
Nesse caso, o controle de estoque tem que ser ainda mais criterioso.
Por exemplo, os produtos que estão com prazo de validade próximo devem ficar sempre na frente das prateleiras. Isso vale tanto para o estoque interno quanto para a organização dos produtos dentro da loja.
Ter o controle dessas datas ajuda consideravelmente a ter menos prejuízos.
6. Defina um processo
É interessante criar um passo para organizar o seu estoque. Defina o que você deve analisar primeiro, por exemplo, se é primeiro a planilha ou se já vai olhar direto o estoque, qual categoria vai ser organizada primeiro e assim por diante.
É bom ter esse processo documentado, especialmente se você tem funcionários que possam cuidar disso.
7. Caracterize cada categoria
Além de criar as categorias é importante detalhar as características de cada uma nos documentos.
Quanto mais clareza o seu estoque tiver, melhor para todos. Nunca se sabe quando será necessário fazer uma análise mais aprofundada e assim, quando precisar, será mais fácil.
8. Saiba qual o volume mínimo e máximo
Não importa qual o tamanho do seu estoque, você precisará definir qual o volume mínimo e máximo de cada categoria de produto.
Assim, por mais que um item tenha uma grande saída e você queira comprar mais na próxima compra, é importante ter em mente que há um limite.
É claro que, nada impede você de ampliar o seu espaço de estoque.
É importante também ter um volume mínimo, afinal de contas, nunca se sabe quando uma nova demanda pode aparecer.
Como você pode ver, organizar o estoque da empresa é uma tarefa um tanto complexa, mas está bem longe de ser um bicho de sete cabeças. No início, tudo pode ser mais complicado, mas depois que você já souber o passo a passo pela força do hábito, vai ficar tão fácil quanto beber água.
É importante que todos na empresa estejam envolvidos, afinal de contas, todos precisam ajudar a manter a mercadoria em ordem. Isso tem que começar desde o momento em que ela chega na empresa até o momento de saída para as mãos do cliente.
Você pode, inclusive, contratar um software de controle de estoque, mas, no primeiro momento, ele não é necessário. É possível usar planilhas simples e ir acrescentando categorias por colunas ou linhas de forma rápida e sem maiores complicações.
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